Salesforceを導入しようとするお客様の中には、Outlookで送受信したメールをSalesforceの活動に自動的に取り込みたいと考える方が多くいらっしゃいます。商談などで発生したメールでのやり取りの中には重要な情報が含まれており、それら情報を商談の活動に取り込んでおくことで引き継ぎが発生した場合やマネージャーが商談の状況を把握したい場合などに非常に役立つからです。簡単に情報を共有することで業務効率を図ることができるわけですね。
実際、SalesforceにはOutlookとの連携を実現するための機能が存在します。「Outlookインテグレーション（動画）」という機能を使用すればOutlookから指定した商談や取引先・取引先責任者の活動にメールを格納することが可能になります。
しかし、この機能はOutlookを使っていれば必ず「Outlookインテグレーション」を使えるのかというと違います。この機能を利用するための「一定の条件」があり、その条件をクリアしなければこの機能は使うことができません。一部のお客様においてはこの条件があることを認識しないままSalesforceを契約してしまうケースがありますので必ず事前にチェックしておくようにしましょう。
では、Outlookインテグレーションを利用するための条件を下記に記載します。
- Office365(Microsoft365)を利用していて、メールサーバはExchange Onlineを利用していること
- インストール型のOutlookを利用していて、メールサーバはExchange Serverを利用していること
上記２つのどちらかに該当する必要があります。
つまりは、メールサーバを「Exchange Online」もしくは「Exchange Server」のどちらかを利用していることが条件ということです。一部の企業においてはインストール型のOutlookを利用していて、メールサーバはレンタルサーバのメールサーバを利用していることがよくあります。特に中小企業の場合はこのケースがほとんどです。そのようなOutlookの利用環境ではSalesforceにメール取り込むOutlookインテグレーションの機能は利用することができませんので注意しましょう！
- Exchange Online：Office365(Microsoft365)を利用するためのメールサーバ。
- Exchange Server：Windowsサーバで動作するメールサーバ。
Salesforceのヘルプ記事も載せておきます。